E-anfonebu ar gyfer gweithdai beics: canllaw ymarferol

Mae cwsmer yn codi ei feic am 6:30 yr hwyr, mae'r til yn llawn o waith y dydd, ac yna daw'r cwestiwn sydd bob amser yn glanio ar yr amser gwaethaf posibl: "allwch chi roi'r anfoneb dan enw fy nghwmni?" Os yw e-anfonebu yn eich gweithdy'n dal i gael ei drin â llaw, neu'n waeth, ei wthio i ddiwedd y dydd "pryd bynnag y mae amser," mae'r cwestiwn hwnnw'n troi'n broblem. Nid dim ond blwch cydymffurfio i'w dicio ar gyfer yr awdurdod treth yw e-anfonebu ar gyfer gweithdy beics — llif gwaith ydyw sydd, wedi'i osod yn iawn, yn cymryd deg ar hugain eiliad wrth y cownter; wedi'i osod yn wael, mae'n cynhyrchu nodiadau credyd, cwsmeriaid dig a nosweithiau a gollwyd yn trwsio dogfennau a wrthodwyd.

Y cylch sylfaenol: o orchymyn gwaith i anfoneb

Nid y til yw'r man cychwyn cywir, ond y gorchymyn gwaith. Dylai pob gwaith — ailosod cadwyn, ailwampio motor beic trydan — gynhyrchu eitemau llinell (llafur, rhannau, unrhyw ddiagnosteg a delir) sy'n aros wedi'u rhewi unwaith y caiff yr anfoneb ei chyhoeddi: os yw cwsmer yn gofyn am gopi dri mis yn ddiweddarach, mae'n rhaid i'r hyn a welan nhw gyfateb yn union i'r hyn a drosglwyddwyd i'r awdurdod treth, hyd yn oed os yw'r gorchymyn gwaith sylfaenol wedi'i olygu ers hynny neu os yw manylion y cwsmer wedi newid. Mae'n swnio fel picil technegol, ond yn ymarferol mae'n atal pen tost go iawn: anfonebau sy'n "newid" dros amser oherwydd bod rhywun wedi cywiro pris i fyny'r afon.

Cyn cyhoeddi unrhyw beth, mae'n werth gwirio bod manylion y cwsmer yn gyflawn: dinas, cod post, ac os yw'n fusnes, yr enw cyfreithiol union ynghyd â'r cod llwybro neu'r e-bost ardystiedig sydd ei angen ar gyfer danfoniad electronig. Mae unrhyw weithdy sydd hefyd yn gwasanaethu fflydoedd corfforaethol — gweithredwyr llogi, rhannu-beics corfforaethol, cwmnïau sy'n cyhoeddi beics i staff — yn gwybod hyn yn dda: mae cryn dipyn o anfonebau a wrthodwyd yn olrhain yn ôl at gyfeiriad neu god llwybro a fewnbynnwyd unwaith, yn anghywir, ac na chafodd byth ei ddiweddaru.

Blaendaliadau: y rhan y mae'r rhan fwyaf o weithdai'n ei chael yn anghywir

Ar swyddi mwy — ailosod motor beic trydan, asesu ffrâm dan hawliad gwarant amheus, archebu rhannau ag amser arwain hir — mae gofyn am flaendal yn arfer busnes normal, nid gorfodaeth. O ran treth, serch hynny, mae angen anfonebu'r blaendal pan gaiff ei gasglu mewn gwirionedd, nid ei blygu'n dawel i'r anfoneb derfynol fel petai byth wedi digwydd. Y dilyniant cywir yw: anfoneb ar gyfer y blaendal ar y foment y caiff ei dalu, yna anfoneb derfynol wrth godi yn dangos cyfanswm llawn y gwaith net o'r hyn a anfonebwyd eisoes fel blaendal. Wrth godi, mae angen i'r cwsmer weld yn glir beth maen nhw eisoes wedi'i dalu a beth sy'n weddill — fel arall, yn enwedig ar swyddi'n rhedeg sawl cant o ewros, mae'r rhif dim ond yn edrych yn anghywir iddyn nhw. Mae cadw cyfanswm rhedegol y gorchymyn gwaith wedi'i gysylltu â'r anfonebau a gyhoeddwyd mewn gwirionedd yn eich achub rhag ei ailadeiladu â llaw bob un tro.

Talebau, cymorthdaliadau a chymelliannau: pwy sy'n talu am beth

Mae bonysau symudedd a chymorthdaliadau lleol ar bryniannau beics a beiciau trydan, pan fyddan nhw'n weithredol, yn cymhlethu'r gwaith papur oherwydd bod y taliad wedi'i rannu rhwng y cwsmer a thrydydd parti, neu wedi'i gwmpasu gan daleb. Mae'r rheol ymarferol yn syml: mae'r anfoneb bob amser yn mynd at bwy bynnag sy'n prynu'r nwydd neu'r gwasanaeth mewn gwirionedd — y cwsmer terfynol — byth at y corff sy'n cyhoeddi'r cymhelliant. Caiff y daleb neu'r cyfraniad ei chofnodi fel dull talu neu nodyn; nid yw'n newid at bwy y mae'r ddogfen wedi'i chyfeirio. Mae'r un rhesymeg yn berthnasol i drefniadau corfforaethol: os yw cwmni'n cwmpasu gwasanaeth drwy gynllun buddion gweithwyr, mae angen i'r gweithdy sefydlu, cyn i'r gwaith ddechrau, a yw'r anfoneb yn mynd i'r cwmni (yn aml gyda manylion gwahanol i'r beiciwr sy'n sefyll wrth y cownter) neu i'r gweithiwr unigol gyda nodyn yn cyfeirio at y trefniant.

Pan nad y derbynnydd anfoneb yw'r person sy'n gadael y beic

Dyma o bell y sefyllfa fwyaf cyffredin mewn unrhyw weithdy: beic plentyn a delir gan riant, beic trydan cwmni a ddygir gan weithiwr, anrheg pen-blwydd a delir gan rywun nad yw hyd yn oed wrth y codi. Yr hyn sydd ei angen arnoch yw cofnodion cwsmeriaid glân sy'n gwahanu "pwy sy'n gadael ac yn codi'r beic" oddi wrth "pwy sy'n talu ac yn derbyn yr anfoneb," gyda'r manylion bilio cywir yn hawdd i'w tynnu i fyny hyd yn oed pan nad yw'r person sy'n sefyll yn y siop byth yn cyfateb i'r derbynnydd anfoneb. Mae gofyn wrth fewngofnodi'r gorchymyn gwaith, yn hytrach nag ar amser anfonebu, yn dileu'r rhan fwyaf o'r oedi a'r camgymeriadau.

Mae tynnu'r pedwar darn hyn at ei gilydd — cofnodion cwsmeriaid wedi'u gwirio, y dilyniant blaendal/gweddill cywir, trin talebau a threfniadau corfforaethol yn lân, a rhaniad clir rhwng pwy sy'n codi a phwy sy'n talu — y tu mewn i lif gwaith sy'n dechrau wrth y gorchymyn gwaith yn hytrach na'r til, yw'r hyn sy'n troi e-anfonebu o ben tost gyda'r nos yn gam nad oes neb hyd yn oed yn sylwi arno mwyach. Mae CrankPal yn adeiladu e-anfonebu'n uniongyrchol i mewn i lif gwaith y gweithdy, o orchmynion gwaith a blaendaliadau drwodd i drosglwyddo i'r awdurdod treth — os ydych chi am weld sut mae'n ffitio'r ffordd rydych chi mewn gwirionedd yn gweithio, cymerwch olwg ar y platfform ar gyfer gweithdai.